ساده‌ترین راه ممکن برای ردیابی هزینه‌ها، ثبت تمامی آن‌ها است. شما باید تمامی آن‌ها را ثبت کنید. از کرایه تاکسی ، خرید صبحانه، پوشاک و … تا هزینه‌های سنگینی که در فروشگاه‌های زنجیره‌ای انجام می‌دهید. برای اینکه هزینه‌های خود را دقیق ردیابی کنید، لازم است هر ۱۰۰۰ تومان هزینه‌ای که انجام می‌دهید را ثبت کنید. برای ثبت هزینه‌ها در ساده‌ترین حالت ممکن یک دفترچه و یک‌قلم کافی است. اما برای اینکه بتوانید گزارش‌هایی که لازم دارید را تهیه کنید، بعداً باید آن‌ها را در یک نرم‌افزار ثبت کنید. این نرم‌افزار می‌تواند یک فایل اکسل باشد .